Stacioni i Autobusëve s’i mbyll avancat që nga viti 1999

Zyra Kombëtare e Auditimit ka gjetur se menaxhmentit i Stacionit të Autobusëve në Prishtinë në kuadër të llogarive të tjera të pagueshme në vlerë prej 13.176 eurosh kishte edhe një avancë të marrë nga një person fizik në vitin 1999 (marka gjermane e konvertuar në euro) në vlerë 5.624 euro si paradhënie në emër të qirasë ende pa e nënshkruar kontratën. Kontrata nuk është nënshkruar fare dhe as që është shfrytëzuar lokali, për më shumë as avanca nuk është mbyllur qe gati 20 vjet, shkruan sot Gazeta "Zëri"

Shkelje të shumta ka evidentuar Zyra Kombëtare e Auditimit (ZKA) gjatë auditimit të pasqyrave financiare për vitin 2017 për Stacionin e Autobusëve në Prishtinë.

Sipas Auditorit, Stacioni i Autobusëve në kuadër të llogarive të tjera të pagueshme në vlerë prej 13.176 eurosh kishte edhe një avancë të marrë nga një person fizik në vitin 1999 (marka gjermane e konvertuar në euro) në vlerë 5.624 euro si paradhënie në emër të qirasë ende pa e nënshkruar kontratën.

LEXO EDHE: BE-ja, 30 milionë euro grante për digjitalizimin e Ballkanit Perëndimor

Kontrata nuk është nënshkruar fare dhe as që është shfrytëzuar lokali, për më shumë as avanca nuk është mbyllur, shkruan më tutje "Zëri".

Kjo për shkak të mungesës së kontrolleve dhe përgjegjësisë nga menaxhmenti që para marrjes së avancës të nënshkruajë kontratën.

Sipas ZKA-së, mënyra e tillë e marrjes së avancës dhe pamundësia e kryerjes së shërbimit ndaj klientit ose kthimit të avancës së pranuar për kohën mbi pesë vjet rrit rrezikun e mbivlerësimit të obligimeve.

Auditori ka rekomanduar se kryesuesi i Bordit duhet të ndërmarrë të gjitha veprimet ligjore që të mbyllë avancën dhe në të ardhmen të sigurohet që paraprakisht ka hyrë në obligime kontraktuale për të evituar marrjen e avancave pa një marrëveshje të shkruar paraprake.

Dobësi në menaxhimin e komunalive të qiramarrësve

Më tutje në raportin e Auditimit thuhet se në përputhje me Rregulloren për dhënien e lokaleve afariste në shfrytëzim të përkohshëm (qiradhënie) dhe tokës, sipërfaqes për vendosjen e objekteve të përkohshme nr. 02/101 të datës 26.01.2017, Stacioni i Autobusëve ua ka dhënë me qira operatorëve ekonomikë disa lokale, të cilat ishin në pronësi të ndërmarrjes.

Të hyrat nga qiraja për 2017-n nga këto lokale ishin 160.866 euro. Përveç pagesës së qirave, qiramarrësit e lokaleve janë të ngarkuar edhe me shpenzimet e komunalive, të cilat qiramarrësit i krijojnë për ujë, energji elektrike dhe mbeturina. Këto shpenzime të komunalive për vitin 2017 ishin në vlerë 57.798 euro.

Sipas Auditorit, shpenzimet komunale fillimisht i paguan Stacioni i Autobusëve e më pas nëpërmjet një komisioni për çdo muaj, i cili bën raport për ndarjen e shpenzimeve përkatëse duke i lexuar orëmatësit e ujit dhe të energjisë elektrike.

Por, nga shuma e paguar Stacioni i Autobusëve për vitin 2017 kishte faturuar 40.772 euro nga qiramarrësit, të cilat më pas janë regjistruar si e hyrë e Stacionit.

“Kjo ka ndikuar në rritjen e të arketueshmeve nga qiramarrësit, kur kësaj ia shtojmë edhe faturimet e për qiratë vlera e tyre arrin në 201.638 € për viti 2017. Megjithatë, inkasimi i tyre bëhet me vonesë dhe me vështirësi, ku një numër i tyre inkasohet përmes procesit të përmbarimit dhe nëpërmjet Gjykatës. Gjithashtu Stacioni i Autobusëve nuk ka procedura të qarta për trajtimin e llogarive të arkëtueshme nga të hyrat e komunalive për qiramarrësit, pasi që një pjesë e tyre janë të vjetërsuara, të cilat rrezikohen të bëhen borxhe të këqija. Proceset e dobëta të menaxhimit të llogarive të arkëtueshme nga qiramarrësit rrisin rrezikun që të mos paguajnë tarifat e komunalive dhe të qirasë. Kjo zvogëlon burimin e fondeve të ndërmarrjes dhe rritjen e të arkëtueshmeve dhe të borxheve të këqija. Kryesuesi i Bordit duhet të sigurojë politika të qarta rreth trajtimit të komunalive të qiramarrësve dhe inkasimit të tyre. Gjithashtu të bëjë forcimin e kontrolleve të brendshme në menaxhimin e kontratave të qiramarrësve”, thuhet në raportin e Zyrës Kombëtare të Auditimit për Stacionin e Autobusëve në Prishtinë.

Blerja e mallrave dhe e shërbimeve pa procedura të prokurimit

Sipas Auditorit, ndërmarrjet publike me rastin e blerjeve të mallrave dhe të shërbimeve kanë për obligim që të respektojnë të gjitha procedurat e Ligjit të Prokurimit Publik (LPP).

Neni 16.3 i LPP-së thekson se: Vlera e secilës kontratë duhet parashikuar dhe procedura e prokurimit përcaktohet konform vlerës.

Sipas Auditorit, autoriteti kontraktues nuk do të ndajë kërkesën për prokurim për një sasi të caktuar të produkteve me qëllim të zvogëlimit të vlerës së kontratës për furnizim nën kufirin e caktuar në Nenin 19 të këtij ligji.

Sipas ZKA-së, çdo kontratë publike vlera e parashikuar e së cilës është e barabartë me ose më e madhe se, ose me arsye pritet të jetë e barabartë me ose më e madhe se një mijë (1.000 €), por më e vogël se dhjetë mijë (10.000 €) konsiderohen “kontrata me vlerë të vogël, si dhe çdo kontratë publike vlera e parashikuar e së cilës është më e vogël se, ose me arsye pritet që të jetë më e vogël se një mijë (1.000 €) konsiderohet si “Kontratë me vlerë minimale”.

Por, nga pagesat e testuara Auditori ka vërejtur se Ndërmarrja kishte bërë blerje direkt nga operatorët ekonomikë, duke anashkaluar procedurat e prokurimit.

“Arsyet sipas Ndërmarrjes ishin: sepse ato ishin me vlera të vogla. Mirëpo, në analizën tonë të bazës së shpenzimeve të Ndërmarrjes kemi vërejtur se kishte disa blerje të mallrave ose të shërbimeve me të njëjtën kompani ku shumica prej tyre ishin bërë me para të gatshme (petty cash) me vlera nën 100 euro. Vlera e përgjithshme e pagesave kalon kufirin e caktuar sipas LPP-së, prandaj AK-ja ishte dashur të përdorë njërën nga llojet e kontratave të nenit të lartcekur të LPP-ës”, thuhet në raportin e Auditorit.

Aty më tutje thuhet se rastet e identifikuara po i paraqesim si në vijim: 14 pagesa për furnizim me bileta autobusi, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 1.280 euro, 39 pagesa për furnizim me material, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 3.297 euro, 50 pagesa për furnizim me material zyre, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 2.524 euro, 31 pagesa për furnizim me vegla pune, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 1.503 euro, 14 pagesa për furnizim me material higjienik, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 795 euro, si dhe një pagesë për mirëmbajtje të softuerit, vlera e së cilës ishte 236 euro.

“Mangësitë e identifikuara kishin ndodhur për shkak të mosfunksionimit të mjaftueshëm të kontrolleve të brendshme. Blerja e mallrave dhe e shërbimeve duke anashkaluar procedurat e prokurimit rrezikon që Ndërmarrja të dëmtojë buxhetin dhe të mos arrijë vlerën për paranë e shpenzuar, si dhe kufizim të konkurrencës. Kryesuesi i Bordit duhet të sigurojë se janë marrë të gjitha veprimet për forcimin e kontrolleve të brendshme për të bërë një vlerësim dhe planifikim të nevojave të Ndërmarrjes dhe artikujt e ngjashëm të grupohen dhe të përdoren procedurat e prokurimit sipas kërkesave të LPP-së, duke shmangur ndarjen e blerjeve të njëjta në disa sosh”, thuhet në raportin e Zyrës Kombëtare të Auditimit për Stacionin e Autobusëve në Prishtinë.

Fatura të paprotokolluara

Më tutje, sipas Auditorit, është praktike e mirë në kontrollet e brendshme që faturat e pranuara të protokollohen për t’i menaxhuar më mirë, duke e matur kohën e pranimit deri në pagesën e saj për t’iu shmangur vonesave në afatin e përcaktuar për pagesë.

Sipas ZKA-së, Ndërmarrja me rastin e pranimit të mallrave dhe shërbimeve nga ana e furnitorëve hyn në obligime financiare, të cilat konfirmohen me faturim.

Andaj Ndërmarrja në momentin e pranimit të faturës duhet ta protokollojë atë dhe nga data e protokollimit të fillojë kalkulimi i afatit ligjor për kryerjen e pagesës.

Nga pagesat e testuara në kategorinë mallra dhe shërbime kemi vërejtur se në 15 raste faturat e pranuara nuk ishin të protokolluara, pasi që ato nuk ishin dërguar në arkiv për protokollim.

Mosprotokollimi i faturave është si pasojë e mosfunksionimit të duhur të kontrollit të brendshëm.

“Mosprotokollimi i faturave rrezikon që Ndërmarrja t’u ekspozohet mundësive të pagesës së faturave fiktive ose edhe të vonesave në kryerjen e obligimeve dhe si rrjedhojë të pasojnë ndëshkimet për vonesa të pagesave. Kryesuesi i Bordit duhet të sigurojë se të gjitha faturat e pranuara protokollohen në datën e pranimit të tyre, në mënyrë që të mundë të maten vonesat për pagesa, të shmangen ndëshkimet për vonesa të pagesave dhe të menaxhohen më mirë obligimet e Ndërmarrjes”, thuhet në raportin e Auditorit.

Dhënia e objektit me qira, në kundërshtim me rregulloren

Po ashtu, sipas Auditorit, kryeshefi ekzekutiv ka dhënë me qira pyrgun nga 01.06.2017 deri më 30.06.2022 për 481 € në muaj, i cili ka qenë pjesë e aktivitetit operativ të Stacionit të Autobusëve.

Pyrgu nuk ka qenë i përfshirë në Rregulloren për dhënien e lokaleve afariste në shfrytëzim të përkohshëm (qiradhënie) dhe tokës, sipërfaqes për vendosjen e objekteve të përkohshme nr. 02/101, të datës 26.01.2017, të nxjerrë nga BD-ja.

Kjo për shkak të menaxhimit të dobët dhe të kontrolleve të brendshme jofunksionale.

“Dhënia me qira e aseteve të parapara për aktivitete operative të Ndërmarrjes rrit rrezikun e keqpërdorimit, të dëmtimit të aseteve dhe është pengesë në operimin e Ndërmarrjes. Kryesuesi i Bordit duhet të sigurojë se ka forcuar kontrollet në ruajtjen dhe në menaxhimin e pasurive të Ndërmarrjes”, thuhet në rekomandimin e ZKA-së

Nuk është bërë vlerësimi i performancës së stafit

Është kërkesë ligjore dhe e statutit të Ndërmarrjes që për çdo vit të bëhet vlerësimi i performancës së stafit. Menaxhmenti i Stacionit, sipas ZKA-së, nuk kishte kryer vlerësimin e performances së stafit asnjëherë në vitet e mëparshme.

Pas këshillave tona të dhëna në memorandumin e auditimit të ndërmjetëm menaxhmenti kishte kryer vlerësimin e performances së stafit për 2017-n. Për shkak të pakënaqësisë me vlerësimet KE-ja i kishte anuluar të gjitha vlerësimet, duke i tërhequr nga dosjet dhe më 29.01.2018 e kishte nxjerrë vendimin me numër 02/80 për vlerësimin e tërë stafit nga vetë kryeshefi ekzekutiv së bashku me një zyrtar të kontrollit të brendshëm.

“Vlerësimi i stafit është bërë pa i njoftuar asnjë nga punëtorët mbi performancen e tyre. Formularët mbi vlerësimin nuk janë të komentuar për përmbushjen e objektivave dhe nuk janë të nënshkruar fare nga punëtorët. Kjo për shkak të menaxhimit të dobët dhe të mbikëqyrjes së pamjaftueshme nga BD-ja. Mungesa e vlerësimit nga mbikëqyrësit e drejtpërdrejtë mbi performancën e stafit dhe vlerësimi nga niveli me i lartë përveçqë krijon papajtueshmëri, rrit rrezikun e mosvlerësimit të drejtë dhe objektiv ndaj punonjësve. Kryesuesi i Bordit duhet të sigurojë se menaxhmenti dhe punonjësit kanë kuptuar mënyrën dhe rëndësinë e sistemit të vlerësimit të performances me qëllim që të sigurojë se vlerësimi bëhet në pajtueshmëri me ligjin dhe me statutin për të përmirësuar performancen e Ndërmarrjes”, thuhet në raportin e ZKA-së.

Mospërputhshmëri mes kuponëve fiskalë

Sipas Auditorit, kjo kishte ndodhur në dy arkat fiskale (me nr. GK03300556 dhe GK03300552).

Në këto dy arka fiskale ishin shtypur kuponë fiskalë dhe Z-raporte për të cilët nuk ishin shitur bileta.

Barazimi i arkës ishte bërë vetëm me raportin e biletave të shitura dhe me paratë e dorëzuara nga biletashitësit, por jo edhe me deklarimin elektronik të Z-raporteve, i cili kishte krijuar një diferencë për këto dy arka fiskale në vlerë 61.295 €.

“Këto diferenca kanë ndodhur nga janari 2017 deri në gusht të vitit 2017. Ne kemi bërë testimet e nevojshme për periudhën janar-gusht dhe nga mostrat e testuara kemi identifikuar se janë printuar kuponë fiskalë dhe Z-raporte në vlerë 5.223 €, prej të cilave kanë printuar dhe kanë shitur bileta duke i inkasuar paratë në vlerë 2.616 €, ndërsa kanë shtypur kuponë dhe Z-raporte, për të cilët nuk kanë shitur bileta dhe nuk kanë dorëzuar Z-raporte në vlerë 2.608 €. Gjegjësisht nga 32 Z-raporte të arkës fiskale vetëm 15 prej tyre janë të mbuluara me bileta, ndërsa 17 Z-raporte nuk ishin dorëzuar në Arkën Administrative, pasi që për to nuk kishte shitje të biletave. Në anën tjetër, nr. i biletave në llogarinë e biletave përputhet me paratë e dorëzuara. Kjo do të thotë se për Z-raportet e padorëzuara nuk kanë bileta të shkruara nga blloqet dhe llogaria e biletave. Kjo kishte ndodhur për shkak të dobësive të kontrollit të brendshëm në procesin e të hyrave dhe të raportimit, i cili nuk ka arritur të përcjellë numrin serik të Z-raporteve të këtyre dy arkave fiskale. Nga muaji tetor Ndërmarrja ka instaluar një softuer të ri, i cili është i ndërlidhur automatikisht që në momentin kur inkasanti e printon biletën lëshohet edhe kuponi fiskal për atë biletë”, thuhet në raport.

Aty më tutje thuhet se mosbarazimi i kuponëve fiskalë mes biletarive me arkën administrative dhe regjistrimit të arkës fiskale rrit rrezikun e mosdeklarimit të saktë të kuponëve fiskalë.

Gjithashtu shtypja e kuponëve fiskalë për të cilët nuk është shitur bileta ka ndikuar në deklarimin e shitjeve më të larta, e cila ka krijuar obligime shtesë tatimore.

“Kryesuesi i Bordit duhet të sigurojë forcimin e kontrolleve të brendshme, duke instaluar një mekanizëm për përcjelljen e nr. rendor të Z-raporteve dhe barazimeve te tyre me arkën fiskale, si dhe barazime ditore, javore dhe mujore në mes të biletave të shitura, Z-raporteve dhe arkës administrative”, thuhet në rekomandimin e ZKA-së.

Planifikim i dobët i të hyrave

“Ne e kemi trajtuar përmbajtjen e planit të biznesit të vitit 2017-2019 të Stacionit të Autobusëve dhe nga të dhënat e prezantuara vërehet një planifikim i dobët i aktiviteteve financiare. Planifikimi i shpenzimeve të përgjithshme të Ndërmarrjes ishte më i lartë sesa të hyrat për 165.638 €, respektivisht 17%. Përmbajtja e këtij plani për shpenzimet administrative, shpenzimet e mirëmbajtjes dhe të shpenzimeve operative nuk reflekton mundësitë dhe nevojat reale të Ndërmarrjes. Kjo për shkak të funksionimit jo të mjaftueshëm të kontrolleve të brendshme në përgatitjen e planit të biznesit”, thuhet më tutje në raportin e ZKA-së.

Sipas Auditorit, planifikimi i buxhetit që Ndërmarrja të shpenzojë më shumë sesa të realizojë të hyra rrezikon qëndrueshmërinë dhe vijimësinë e Ndërmarrjes.

“Kryesuesi i Bordit duhet të bëjë një vlerësim sistematik të arsyeve për nivelin më të lartë të shpenzimeve në raport me të hyrat e periudhës. Gjithashtu të planifikojë nivelin e shpenzimeve brenda nivelit të të hyrave dhe të përcaktojë opsionet praktike për përmirësimin e ekzekutimit të buxhetit për vitin 2018”, thuhet në rekomandimin e ZKA-së.