KQZ-ja avancon stafin pa procedura

Ekonomia June 25, 2018 - 08:08
Mësoni më shumë shumë detaje

Zyra Kombëtare e Auditimit (ZKA) ka gjetur mangësi në procesin e avancimeve për pesë pozita menaxheriale në Komisionin Qendror të Zgjedhjeve (KQZ) gjatë vitit që lamë pas. Sipas Auditorit, avancimet në pozita menaxheriale pa zhvillim të procedurave rrisin rrezikun e kufizimit të konkurrencës, duke bërë avancime që e cenojnë parimin e transparencës dhe të meritës dhe si pasojë angazhimet e tilla mund të mos jenë në përputhje me nevojat e KQZ-së, shkruan sot Gazeta "Zëri"

Shkelje shumë të mëdha ka evidentuar Zyra Kombëtare e Auditimit (ZKA) gjatë auditimit të pasqyrave financiare për Komisionin Qendror të Zgjedhjeve (KQZ) për vitin 2017.

Sipas Auditorit, KQZ-ja për një kohë të gjatë ka mbuluar pozitat menaxheriale me ushtrues detyre, duke i tejkaluar afatet ligjore.

Sipas tyre, kjo çështje ishte trajtuar edhe në raportet paraprake të auditimit.

LEXO EDHE: Serbia lobon që ndarja e Kosovës të futet në agjendën e dialogut

“Me aprovimin e rregullores për organizimin e brendshëm këto pozita ishin mbuluar me pozita të rregullta. Mangësi ishin vërejtur në procesin e avancimeve për pesë pozita menaxheriale. Këto avancime të pozitave janë bërë me vendim për transferimin e nëpunësit, duke u bazuar në rregulloren e brendshme 04/2017. Megjithëse ato nuk ishin transferime, mirëpo ishin avancime për pozita menaxheriale, të cilat nuk janë në përputhje me Nenin 4, paragrafin 1 dhe 2 të Rregullores Nr. 21/2012 për Avancim në Karrierë të Nëpunësve Civilë. Kjo rregullore kërkon që paraprakisht Njësia e Personelit t’i zhvillojë procedurat e avancimit. KQZ-ja nuk kishte shpallur ndonjë konkurs për avancim në karrierë”, thuhet në raportin e ZKA-së, shkruan më tutje "Zëri".

Aty më tutje thuhet se avancimet në pozita menaxheriale pa zhvillim të procedurave rrisin rrezikun e kufizimit të konkurrencës, duke bërë avancime që e cenojnë parimin e transparencës dhe të meritës dhe si pasojë angazhimet e tilla mund të mos jenë në përputhje me nevojat e KQZ-së.

Auditori rekomandon se kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë që avancimet në pozita menaxheriale të bëhen me konkurs të brendshëm, siç e parashohin procedurat e avancimit në përputhje me Rregulloren Nr. 21/2012.

Përzgjedhja e stafit për shërbime të veçanta pa procedura konkurruese

Sipas Auditorit, KQZ-ja kishte angazhuar staf për zgjedhjet e jashtëzakonshme në qershor 2017.

Për shkak të afateve të kufizuara për angazhimin e tyre në procesin zgjedhor dhe në pamundësi për të zhvilluar procedura të thjeshtësuara të rekrutimit KQZ-ja si praktikë aplikon angazhimin e kandidatëve nga lista e zgjedhjeve paraprake.

“Ligji për Shërbimin Civil në Nenin 12 kërkon që për kontrata për shërbime të veçanta të zbatohet një procedurë e thjeshtësuar e rekrutimit. Nga 14 kontratat e testuara për shërbime të veçanta të vitit 2017 vërejtëm se në nëntë raste (që nuk ishin marrë nga lista e zgjedhjeve paraprake) nuk kishte dëshmi se si ishin përzgjedhur. Marrëveshja për shërbime të veçanta pa procedura të thjeshtësuara të rekrutimit kufizon konkurrencën dhe rrit rrezikun që angazhimi i stafit të bëhet në mënyrë jotransparente dhe si pasojë shërbimet e pranuara të mos jenë në përputhje me nevojat e KQZ-së”, thuhet në raportin e Auditorit.

Aty më tutje thuhet se edhe në këtë rast kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë se për angazhimin e stafit për shërbime të veçanta janë zhvilluar procedura të përzgjedhjes së tyre, në mënyrë që procesi të jetë transparent dhe të kenë mundësi të aplikojnë të gjithë ata që i plotësojnë kriteret.

Përbërja e Komisionit të Vlerësimit, jokonform rregullës së prokurimit

Sipas Auditorit, në udhëzuesin operativ të prokurimit publik, te ndarja e detyrave, në pikën 62.3 specifikohet qartë se një zyrtar, i cili ka përgatitur specifikimet teknike për një tender, nuk mund të jetë anëtar i Komisionit të Vlerësimit.

Te prokurimi “Furnizim me kompjuterë për ZLKZ” në Komisionin e Vlerësimit kishte marrë pjesë një zyrtar, i cili kishte përgatitur specifikat e kompjuterëve.

Emërimi në procesin e vlerësimit të zyrtarëve që kanë përgatitur specifikat teknike, sipas ZKA-së, përveçqë është në kundërshtim me parimet e ndarjes së detyrave, e rrezikon edhe objektivitetin e vlerësimit të tenderit nga ana e Komisionit.

Krejt kjo mund të ndikojë edhe në përzgjedhjen e operatorit fitues në mënyrë joobjektive.

Auditori ka rekomanduar se kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë se po respektohet ndarja e detyrave në pajtim me udhëzuesin operativ të prokurimit dhe të analizojë përse kjo kërkesë nuk është zbatuar konform rregullës së prokurimit dhe t’i parandalojë rastet e tilla.

Përdorimi i shpeshtë i procedurës së negociuar pa publikim

Nga 93 kontratat e nënshkruara, në 28 prej tyre ishte përdorur procedura e negociuar pa publikim.

Vlera e kontratave me këtë procedurë ishte 1.347.602 €, ose 52% e totalit të kontratave. Kjo procedurë ishte aplikuar kryesisht për shkak të zgjedhjeve të jashtëzakonshme, por kishte raste edhe për zgjedhje të rregullta.

Tenderi për “Furnizim me UV sprej për zgjedhjet lokale 2017”, i paraparë që të iniciohet në mars 2017 me procedurë të hapur, në fund kishte përfunduar me lidhje të kontratës me vlerë 44.400 € me procedurë të negociuar.

Sipas ZKA-së, ky tender fillimisht ishte zhvilluar me procedurë të hapur, mirëpo ishte anuluar me 27/06/2017 pasi nuk kishte operatorë të përgjegjshëm.

Arsyeja e anulimit ishte mospërmbushja e kriterit që “UV sprej të ketë kapakun e pahapshëm ose të siguruar”.

“Në procesin e tenderimit me procedurë të negociuar ky kriter ishte hequr. Përdorimi i procedurës së negociuar edhe për zgjedhjet e rregullta, duke anashkaluar procedurat konkurruese, ndikon në dekurajimin e konkurrencës dhe rrit rrezikun që furnizimet të jenë mbi çmimin e tregut si rezultat i kufizimeve. Kryetarja e KQZ-së duhet ta sigurojë aplikimin e procedurave që ofrojnë konkurrencë dhe ua japin mundësinë e ofertimit të gjithë operatorëve të interesuar me qëllim që shërbime/furnizimet të merren me kosto sa më të ulët për ta marrë vlerën për paranë e shpenzuar”, thuhet në raport.

Urdhërblerjet dhe anekskontrata janë më të larta se që lejohen

Sipas ZKA-së, në procesin e prokurimit janë identifikuar mangësitë si në vijim: Rregulla financiare 01/2013 në Nenin 17 përcakton qartë se urdhërblerja krijohet dhe përgatitet nga ana e organizatës buxhetore pas zgjedhjes së ofertuesit me të cilin është nënshkruar kontrata, që nënkupton se urdhërblerja nuk mund të krijohet përtej vlerës së kontratës.

Në katër raste ZKA-ja ka vërejtur se urdhërblerjet ishin mbi vlerën e kontratës. Vlera e urdhërblerjeve ishte për 185.127 euro më e lartë se vlera kontraktuale.

Po ashtu edhe  kontrata bazë për “Furnizim me UV sprej për zgjedhjet lokale 2017” ishte me vlerë prej 44.400 €. KQZ-ja kishte lidhur një anekskontratë në vlerë 4.856 €, duke tejkaluar për 416 € 10% të vlerës së kontratës bazë.

“Krijimi i urdhërblerjeve mbi vlerën e kontratës rrit rrezikun që porositë e mallit jashtë kontratës të furnizohen, të pranohen dhe të krijohen obligime financiare përtej vlerës së kontratës. Kjo mund të ndikojë që mjetet të bllokohen dhe të mbesin të pashfrytëzuara për blerje të tjera. Tejkalimi i 10% të kontratës bazë është në kundërshtim me ligjin e prokurimit publik. Kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë se menaxhimi i proceseve të prokurimit është në pajtim me legjislacionin dhe të ndërmarrë veprime konkrete në parandalimin e krijimit të urdhërblerjeve dhe anekskontratave përtej limiteve të lejuara. Një monitorim i vazhdueshëm i menaxhimit të proceseve të prokurimit është i domosdoshëm nga menaxhmenti”, thuhet në raportin e ZKA-së.

Dobësi në menaxhimin e pasurive

Po ashtu në menaxhimin e pasurive ZKA-ja ka identifikuar mangësitë si në vijim: Regjistri kontabël i pasurive nuk ishte i plotë, pasi shpenzimet kapitale dhe jokapitale në shumën 65.970 euro nuk ishin të regjistruara në regjistra kontabël përkatës; Sistemi e-pasuria nuk ishte duke e kalkuluar zhvlerësimin në përputhje me normat e përcaktuara.

Sipas Auditorit, kjo është identifikuar në pesë raste (llaptopë të blerë në vitin 2014; fotokopje 2012 dhe multipad 2013) me vlerë fillestare 2.798 euro, të cilat sipas normave të zhvlerësimit do të duhej të figuronin me vlerën zero, derisa vlera e tyre ishte prezantuar gabimisht 1.831 euro.

Rregullorja për Menaxhimin e Pasurive kërkon që raporti i inventarizimit të kryhet para përgatitjes së pasqyrave financiare vjetore, në mënyrë që organizata të ketë mundësinë e krahasimit të gjendjes së inventarizuar me gjendjen në regjistrat e pasurisë jofinanciare.

Komisioni kishte kryer me kohë inventarizimin, mirëpo nuk kishte harmonizuar gjendjen e inventarizuar me regjistrat e pasurive jofinanciare; Mbi 1.000 euro ishin 63.896 euro dhe nën 1.000 euro ishin 2.074 euro.

“Në regjistrin e pasurive jokapitale laptopi i blerë në vitin 2016 me numër serik SYB06790877 nuk ndodhej në organizatë. Sipas pohimeve të KQZ-së, anëtari i KQZ-së pas largimit nga institucioni nuk kishte kthyer laptopin. Pas identifikimit nga auditimi KQZ-ja kishte intervenuar dhe ky llaptop ishte kthyer në organizatë. Mangësitë e evidentuara në regjistrimin e pasurive, në zhvlerësimin e tyre dhe mosharmonizimi i regjistrave me gjendjen e dalë nga inventarizimi pasqyrojnë dobësi në menaxhimin e pasurive. Këto mangësi ndikojnë në mbivlerësim ose nënvlerësim të pasurive në PFV e që kjo rrit rrezikun që pasuritë t’i ekspozohen rrezikut të humbjes ose keqmenaxhimit”, thuhet në raportin e ZKA-së.

Aty më tutje thuhet se kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë një mbikëqyrje aktive ndaj personelit, që në një mënyrë ose në një tjetër merren me menaxhimin e pasurive për eliminimin e mangësive si në regjistrimin e pasurive, ashtu edhe në zhvlerësimin e tyre me qëllim të raportimit të saktë të vlerës së pasurive.

Po ashtu raporti i inventarizimit duhet të përfshijë krahasimin e gjendjes fizike me atë në gjendjen e regjistrave.

Nëse konstatohen diferenca ato duhet të pasqyrohen në regjistrin e pasurive dhe në regjistrin kontabël.

Dobësi në menaxhimin e rrezikut

Sipas Auditorit, KQZ-ja nuk ka hartuar regjistrin e rreziqeve siç kërkohet me rregullat e MFK-së pavarësisht faktit që kishte bërë përpjekje për të vepruar në këtë drejtim.

Menaxhmenti kishte filluar me identifikimin e rreziqeve dhe për këtë kishte marrë mbështetje nga IFES7 në përpilimin e regjistrit të rreziqeve e ku në mars të vitit 2018 ishte caktuar një takim për shqyrtimin e draftraportit të vlerësimit të rreziqeve dhe planit për menaxhimin e rreziqeve.

“Mungesa e finalizimit të listës së rreziqeve dhe menaxhimit efektiv të tij do të pamundësojë reagimin me kohë ndaj rreziqeve me të cilat ballafaqohet organizata, qofshin ato nga mjedisi i brendshëm ose i jashtëm. Kjo për shkak se veprimet proaktive të nevojshme për t’i parandaluar ose për t’i evituar rreziqet e tilla nuk do të ndërmerren në mënyrë të planifikuar dhe sistematike. Kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë përshpejtimin e procesit në finalizimin e regjistrit të rreziqeve dhe të fillojë menaxhimi i tyre. Po ashtu pas hartimit të rreziqeve duhet të sigurohet delegimi i përgjegjësisë së drejtpërdrejtë për menaxhimin e rrezikut nëpër sektorët përkatës, si dhe të sigurojë monitorim efektiv për zbatimin e kërkesave në këtë fushë”, thuhet më tutje në raportin e ZKA-së për KQZ-në.

Zbatimi i rekomandimeve nga viti paraprak dhe nga viti i mëhershëm

Po ashtu sipas Auditorit, KQZ-ja ka bërë një progres në adresimin e rekomandimeve, megjithatë një numër i rekomandimeve nuk janë adresuar plotësisht.

Rekomandimet e paadresuara ndërlidhen me fushën e qeverisjes, me kategorinë e pagave dhe të mëditjeve dhe me menaxhimin e pasurive.

Sipas Auditorit, mosadresimi i plotë i rekomandimeve rrit rrezikun e përsëritjes së mangësive të njëjta dhe ndikon që kontrollet e brendshme dhe sistemet kryesore financiare të jenë në vazhdimësi joefikase për t’i përmbushur objektivat e përcaktuara.

“Kryetarja e KQZ-së duhet t’i rishikojë dhe t’i analizojë shkaqet e rekomandimeve të pazbatuara dhe të përcaktojë një afat të ri kohor me stafin përgjegjës për zbatimin e tyre, duke u fokusuar fillimisht në fushat më të rëndësishme. Menaxhmenti duhet të ndërmarrë veprime proaktive ndaj barrierave të paraqitura dhe zbatimi duhet të monitorohet në vazhdimësi”, thuhet në raport.

Klasifikimi joadekuat i shpenzimeve

Sipas Auditorit, pajisjet e TI-së të blera në shumën 24.779 euro ishin buxhetuar dhe paguar gabimisht nga investimet kapitale.

Në kuadër të kësaj pagese vërehet se pajisjet e TI-së në vlerë prej 16.657 euro ishin nën 1.000 euro.

“Këto pajisje do të duhej të buxhetohen dhe të paguhen nga kategoria e mallrave dhe shërbimeve. Klasifikimi dhe pagesa e shpenzimeve nga kategoria ekonomike joadekuate ndikon në mbivlerësimin dhe/ose në nënvlerësimin e kategorive përkatëse të shpenzimeve. Si rrjedhojë e kësaj, paraqitja e tyre në pasqyra financiare nuk ishte e drejtë. Kryetarja e KQZ-së duhet të sigurojë se buxhetimi dhe shpenzimet realizohen konform kategorive ekonomike adekuate për të mundësuar raportim të drejtë të tyre sipas standardeve të kontabilitetit të sektorit publik në përputhje me planin kontabël”, thuhet në raportin e Zyrës Kombëtare të Auditimit për Komisionin Qendror të Zgjedhjeve për vitin 2017.